Se doveste citare un singolo problema – solo uno – che incontrate spesso nella vita di tutti i giorni, quale sarebbe? Per me, senza alcun dubbio la mancanza cronica di tempo. Sono una persona sicuramente impegnata e occupata, ma a volte senza un minimo di organizzazione e di alcuni trucchi che migliorano infinitamente la mia produttività non ce la farei proprio a fronteggiare tutti i miei impegni. Ho scritto questo post su richiesta di @rosscamelia, ma è un tema che sta indubbiamente molto a cuore anche a me e spero che questi consigli siano altrettanto utili anche a voi! Chi mi conosce bene, troverà senz’altro divertente che sia proprio una persona poco portata per l’organizzazione come me a scrivere questo post.
Ciò nonostante, e forse proprio perché “nasco” disorganizzata, caotica e disordinata, negli anni ho imparato e fatto miei tutta una serie di trucchetti che mi hanno aiutata a vivere meglio e a gestire professionalmente e in modo produttivo la mia attività. Insomma, resto caotica e disordinata; sono il tipo che non fa liste e non usa agende, ma piuttosto pezzetti di carta volanti e note prese a caso su vari dispositivi elettronici che poi puntualmente non ritrova più, ma che poi ricorda (quasi) tutto. Oggi, però, posso dire sinceramente di essere ancora disordinata e un po’ caotica, ma anche decisamente produttiva.
Per me, essere produttivi ed efficienti è importante – non soltanto per gestire bene un’attività, un lavoro, una casa, ecc., ma soprattutto perché il tempo che guadagniamo così facendo possiamo dedicarlo ad altro, a persone e a cose che ci rendono felici.
1 Mai provato il timeboxing?
Questa tecnica mi ha aiutato e mi aiuta tantissimo, peccato non averla “scoperta” prima! Quando devo fare qualcosa (specie se lunga, complessa e noiosa), mi do delle finestre temporali brevi, solitamente dai 10 ai 40 minuti, e in quel lasso di tempo cerco di sbrigare il più possibile di una determinata attività. È incredibile, quasi miracoloso, vedere quanto si riesce a realizzare anche in pochissimo tempo, se si ha davanti agli occhi un limite temporale chiaro e soprattutto limitato nel tempo (anche l’attività più tediosa diventa sopportabile per 10-15 minuti soltanto)! Questa tecnica, pur semplicissima, non è geniale soltanto sul lavoro, ma anche, ad esempio, in casa: avete mai provato a riordinare una stanza, ma solo per 5 minuti? I risultati sono sorprendenti, garantito!
2 Non fate mai le cose due volte.
Per esempio, non salvate un’e-mail o una telefonata con l’idea di riprenderla più tardi. Non appena dedicate la vostra attenzione a qualcosa, è meglio evaderla subito oppure delegarla o cancellarla se è il caso. eliminare it.
3 Ingoiate il rospo e fatelo subito
A volte dobbiamo proprio affrontare compiti o incombenze sgraditi il cui solo pensiero blocca tutta una serie di cose da fare meno complicate o noiose, ma che in qualche modo non affrontiamo con l’idea che, “prima”, dobbiamo risolvere appunto il “rospo”. In questo caso conviene affrontare la cosa di petto, il resto poi spesso viene (quasi) da sé.
4 Negoziate
Non so se a voi capita, ma nel mio lavoro è un comportamento frequentissimo: per il cliente è tutto urgente, preferibilmente “per ieri” (peccato che poi mi sia accorta molte volte che il lavoro “urgente” giaceva ancora intatto sulla scrivania del cliente tre giorni o una settimana dopo…). Spesso lascio correre perché l’urgenza aiuta anche me a essere più produttiva ma, se proprio non posso accettare i termini di un nuovo incarico, ho imparato a negoziare. Incredibile il numero di volte in cui anche la scadenza più urgente si è rivelata ben più flessibile! 
5 Imparate a dire di no!
nel campo del “predico bene e razzolo male”, o anche del “fate quello che dico, non fate quello che faccio”, perché per me dire di no (in qualsiasi ambito, lavoro compreso) è ancora un po’ difficile. Un po’ perché ho la sindrome di Wonder Woman e vorrei davvero riuscire a fare l’impossibile per una sorta di vanità (e quando me lo dico, lo confesso, gongolo), un po’ perché proprio fatico a deludere le persone. Per la propria sopravvivenza, tuttavia, a volte è proprio necessario dire di no. Prima si impara, meglio è.
6 Non controllate continuamente la posta elettronica
Nessuno si aspetta davvero che rispondiamo entro 30 nanosecondi; controllare la posta una volta ogni 45 minuti o anche una volta ogni 1-2 ore (dipende dal tipo di lavoro, per me 45 minuti sono perfetti) risparmia tempo, evita distrazioni e aiuta a “stringere” i tempi sui lavori importanti. Anche imparare a gestire la posta con un sistema di cartelle e disiscriversi regolarmente dalla “fuffa” (newsletter ecc.) aiuta.
7 Evitate (se possibile) il multitasking
Noi donne saremo anche nate per il multitasking (ehm… molte di noi, quanto meno, con me qualcosa è andato storto), ma quella che a volte può essere una dote e anche una necessità non è necessariamente la forma ideale per migliorare la produttività sul lavoro. Anzi, non lo è quasi mai. Alcuni ricercatori dell’Università di Stanford hanno addirittura scoperto che le persone regolarmente bombardate da diversi flussi di informazioni non sono in grado di prestare attenzione, richiamare informazioni o passare da un lavoro a un altro con altrettanta efficienza di quelli che invece completano un’attività alla volta.
8 Sfruttate le abitudini a vostro vantaggio
La parola routine potrà anche evocare noia e monotonia, però a volte è proprio lei a salvarci dallo stress. Per prima cosa, al mattino, fatevi il letto. È incredibile come questo piccolo gesto quotidiano regali un senso di “cosa compiuta”, di compito portato a termine, e ci aiuti in seguito ad affrontare la nostra giornata in un altro modo. Piccole routine quotidiane, ad esempio la lettura delle mail e della posta a inizio giornata, il riordino della corrispondenza e dei documenti sulla scrivania, aiutano a ritarare l’attenzione sulle cose importanti. 
9 Tenetevi in forma
Anche senza palestra o corsi di Zumba per invasati… ehm, avanzati, allenarsi o semplicemente camminare a passo sostenuto almeno a giorni alterni e per mezz’ora chiarisce la mente e aiuta a concentrarsi.
10 Cercate di essere i migliori del mondo
Se e per quanto potete, cercate di dedicare il vostro tempo soprattutto alle cose in cui siete davvero bravi e per le quali avete del talento, delegando il resto a chi lo sa fare meglio di voi (non sempre è possibile, lo so). A me per esempio è stato chiesto più volte perché abbia preferito rimanere una libera professionista, invece di ingrandirmi e diventare una piccola azienda. La verità è che l’organizzazione e i lavori amministrativi, la contabilità ecc. non mi piacciono e non sono il mio forte, mentre sono brava a fare esattamente quello che faccio, il mio lavoro appunto.
11 Bevete più acqua.
L’idratazione regala energia e l’energia porta alla produttività. Altra idea da catalogare alla voce “predico bene ecc.”.
12 Fissatevi delle scadenze autoimposte
Anche se di solito pensiamo allo stress come a qualcosa di negativo, un pizzico può effettivamente risultare utile e dare un po’ di pepe al raggiungimento degli obiettivi. Io cerco sempre di fissarmi scadenze un po’ più ristrette rispetto a quelle che mi vengono richieste dai clienti, sia per avere margini di emergenza, ma anche perché mi rendo conto che arrivata alla fine di un progetto sono molto più rilassata e ho sfruttato meglio il mio tempo.
13 Approfittate dei vostri spostamenti.
Io in 9 minuti di autobus riesco a fare un sacco di cose, non oso immaginare se avessi trasferte più lunghe da affrontare! Telefonate a fornitori ecc., appuntamenti, rispondere a e-mail di lavoro and so on. Questa è anche un’arte che si perfeziona con il tempo, ma dopo qualche mese di allenamento si scoprono sistemi sempre nuovi per sfruttare al meglio questi intervalli di tempo.
14 Disattivate le notifiche.
Di qualsiasi tipo. Anche qui, predico bene…
15 Rinunciate all’illusione di essere perfette
Questo è un punto importantissimo, per questo l’ho messo alla fine, nella speranza che rimanga impresso più facilmente! Ogni tanto incontro qualcuno che mi spiega che lui, “purtroppo”, “è un perfezionista” (sottotitolo: “e, oltre a essere perfezionista, sono anche perfetto!”). Personalmente, so benissimo di non esserlo, siamo tutti umani, chi lavora sbaglia ecc. ecc., sono luoghi comuni ma sono tutti veri.
La vera scoperta è che anche i perfezionisti sono imperfetti, anzi, molto spesso proprio chi ci spiega di essere “un perfezionista” raggiunge vette di mediocrità quasi commuoventi a fronte di tanta convinzione e di tanto sforzo. Quindi tanto vale mettersi subito l’animo in pace ed evitare di illudersi: nessuno è perfetto, davvero. Questo dovrebbe indurci a evitare (salvo quando è davvero necessario) di sprecare quantità mostruose di energie e di tempo per cercare di ottimizzare quello che è già ottimo o quanto meno molto buono.
Avete altri consigli per migliorare la produttività, sul lavoro e non?
Volete condividere le vostre esperienze? Parliamone su Facebook! Iscrivetevi alla pagina Facebook del blog e partecipate al nostro gruppo di chiacchiere!
xxx
Voglia di perfezionare il vostro guardaroba in vista della primavera?
The Chic Factor spiega come fare ordine una volta per tutte nei vostri armadi, vestirsi bene spendendo poco e avere un guardaroba da favola!
Se volete essere comodamente aggiornate sulle novità e i nuovi post di No Time For Style, iscrivetevi alla newsletter settimanale! Riceverete in regalo, direttamente nella vostra casella di posta, la bellissima e utile guida pratica per fare shopping online senza rischi e risparmiando moltissimo.
Basta inserire il nome di battesimo e l’e-mail e riceverete una mail settimanale, il martedì, sulle ultime novità. I vostri dati naturalmente rimarranno assolutamente anonimi e sicuri.
